È da qualche tempo che sto avendo dei problemi nell’inviare e-mail a persone che hanno un indirizzo di posta elettronica fornito da Google.
Google infatti da un po’ ha deciso di suddividere le e-mail che vengono inviate agli utenti che hanno una account di posta GMail in tre categorie, e cioè:
- Principale – conversazioni a due, messaggi non inclusi in altre schede.
- Social – messaggi dai social network, siti di condivisione multimediale, servizi di incontri online e altri siti social.
- Promozione – offerte, promozioni e altre e-mail di marketing.
Google arbitrariamente stabilisce quali sono le e-mail che devono andare a finire in una cartella piuttosto che in un’altra, col risultato che anche le e-mail legittime possono andare a finire nella cartella Promozione (che in definitiva è la cartella della spam) e quindi ignorate dall’utente che si aspetta che debbano andare a collocarsi nella cartella principale.
Cosa significa esattamente e-mail legittima? È una e-mail che tu stesso hai generato su un sito Internet riempendo un modulo impostato in maniera tale che quando clicchi sul pulsante INVIA ti viene mandata in automatico perché tu possa confermare che proviene effettivamente da te, o con delle istruzioni necessarie per completare un acquisto, una iscrizione, dove reperire il servizio acquistato o download.
Per esempio potresti iscriverti a un forum che richiede che venga cliccato un link in una e-mail di conferma, e Google la smista nella cartella Promozione, che di solito nessuno apre sapendo che lì arriva la spam. Poi tormenti il webmaster perché non riesci ad entrare nel forum.
Oppure fai un ordine online e non ti arriva nella cartella principale l’e-mail con le istruzioni per completare l’ordine, oppure cosa ancora più sgradevole fai un pagamento con PayPal e tutte le e-mail, incluse quelle di servizio di gestione dell’ordine, vanno a finire nella cartella Promozione.
Per fare un esempio di quello che può succedere descrivo una situazione tipica nella quale mi sono trovato più di una volta.
Un utente acquista un libro pagando con PayPal, glielo spedisco e gli invio l’e-mail che lo informa dell’avvenuta spedizione, e questa va a finire nella famigerata cartella Promozione, non monitorata dall’utente.
L’utente mi scrive chiedendomi quando gli spedisco il libro.
Io rispondo che l’ho già spedito e incollo il testo dell’e-mail precedente con tutte le informazioni. Ovviamente anche questa e-mail va a finire nella cartella Promozione.
L’utente riscrive con toni che mostrano un crescente nervosismo…
L’utente, convinto che io stia ignorando le sue e-mail, o peggio ancora che non gli voglia spedire il libro tenendomi i suoi soldi, apre una controversia sul sito PayPal e i soldi vengono bloccati in attesa di una risoluzione.
Io devo mandare a PayPal tutte le evidenze, scannerizzare la ricevuta della spedizione, ecc. per dimostrare che il libro l’ho effettivamente spedito, e dato che non riesco a contattare l’utente per e-mail, la cosa va per le lunghe, cercando di spiegare allo staff di PayPal che il problema dipende dall’indirizzo email di GMail, e non sempre chi si occupa della gestione della controversia capisce di cosa sto parlando.
Poi, finalmente, il libro arriva, e l’utente chiude la controversia, chiedendosi comunque perché non gli ho mai inviato neanche una e-mail.
Come risolvere il problema
Non c’è nulla che il mittente possa fare per essere sicuro che le email arrivino nella cartella Principale del destinatario. Quello che può fare è rendere obbligatorio l’inserimento di un numero di telefono nei moduli e salvarsi così dal perdere tempo, perché quando capisce cosa sta succedendo chiama l’utente e gli dice di guardare in quella cartella.
Solo il destinatario può fare qualcosa per decidere una volta per tutte in quale cartella devono andare le email provenienti da un determinato indirizzo di posta, che sia di un venditore, di un forum o una newsletter.
Se vuoi riprendere il controllo della tua casella di posta di GMail fai queste azioni:
- Entra nel tuo account di GMail.
- Noterai che il menu orizzontale sopra la posta lo hanno diviso in 3 categorie: Principale, Social, Promozioni.
Se, da quanto hai letto su un sito dove hai compilato un modulo d’ordine o d’iscrizione, dovresti ricevere una email e non la trovi nel solito account (PRINCIPALE), clicca su PROMOZIONI e cerca l’email.- Trascina l’email nella casella PRINCIPALE. Come puoi vedere nella foto sopra, ho trascinato una email inviatami da Google stesso con informazioni importanti su un problema che aveva un mio sito (wmt sta per web master tools) che era finita nella cartella Promozione, il che fa capire che la nuova impostazione delle tre cartelle differenti necessita ancora di revisione, se Google manda le sue stesse email di servizio nella cartella della spam.
- Ti verrà chiesto se vuoi che anche le future email con quello stesso indirizzo di posta vadano nella cartella Principale, clicca SI.
In questo modo riceverai tutte le informazioni inerenti ai servizi o prodotti acquistati, e non perderai ogni altra eventuale importante comunicazione.